Zaczynamy okres Zwyczajnych Zgromadzeń Wspólników, które mają na celu zatwierdzenie rocznych sprawozdań finansowych. Dla spółek, których rok obrotowy odpowiada kalendarzowemu ostateczny termin na podjęcie stosownych uchwał w tej materii trwa do 30 czerwca. Zgromadzenie Wspólników może odbyć się w siedzibie spółki bądź zdalnie – i o tym drugim modelu ten artykuł.
Jeśli umowa spółki nie wyłącza możliwości zgromadzenia wspólników za pośrednictwem środków komunikacji na odległość – takie zdalne zgromadzenie może się odbyć. Istotnym jest aby został przygotowany regulamin, szczegółowo określający zasady zdalnego udziału wspólników w zgromadzeniu.
Regulamin zgromadzenia z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość
Regulamin uchwała Rada nadzorcza, a w przypadku jej braku – wspólnicy spółki.
Regulamin ten powinien przede wszystkie uwzględniać takie kwestie jak:
- sposób oraz termin w jakim wspólnicy będą potwierdzić zamiar wzięcia udziału w zgromadzeniu w formie zdalnej,
- weryfikacja tożsamości wspólników,
- procedura przekazania danych niezbędnych do logowania w systemie,
- sposób zgłaszania przez wspólników błędów technicznych, które wystąpią podczas zgromadzenia,
- sposób złożenia sprzeciwu przez wspólnika.
Miejsce
Fakt, iż zgromadzenie wspólników odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość, nie zwalania zarządu spółki z obowiązku organizacji miejsca zgromadzenia, gdyż musi ono mieć jedną fizyczną lokalizację – co do zasady zazwyczaj będzie to siedziba spółki.
Również w przypadku zdalnego zgromadzenia wspólników zachodzi konieczność przewodniczącego zgromadzenia oraz protokolanta.
Zdalne zgromadzenie wspólników w formie notarialnej
Tak, to jest możliwe i ma miejsce w rzeczywistości. Są sytuacje, gdy udział notariusza będzie konieczny, np. podejmując uchwałę w przedmiocie zmiany spółki, jej rozwiązania czy przekształcenia. Udział notariusza w takiej formie zgromadzenia warto wcześniej z nim omówić.
Na koniec warto zaznaczyć, że udział w zdalnym zgromadzeniu wspólników to dla wspólnika prawo a nie jego obowiązek. Oznacza to, że jeśli jeden ze wspólników nie wyrazi zgody na odbycie zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość nie będzie to miało większego znaczenia. Wówczas wspólnik ten będzie mógł wziąć udział w zgromadzeniu w formie tradycyjnej, a pozostali wspólnicy będą uczestniczyć w zgromadzeniu zdalnie.