Kwestie samego sprawozdania finansowego poruszyłam już wcześniej. Dziś skupimy się na zatwierdzeniu sprawozdania finansowego krok po kroku.
Zanim sprawozdanie finansowe spółki zostanie zatwierdzone musi ono zostać udostępnione wspólnikom wraz ze sprawozdaniem z działalności oraz sprawozdania biegłego rewidenta (jeśli dotyczą danej spółki) co najmniej 15 dni przed planowanym podjęciem uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Spółka może udostępnić te dokumenty w formie elektronicznej bądź papierowej – jednak musi mieć pewność, że wspólnicy mieli możliwość zapoznania się z tymi dokumentami.
Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
W zależności od formy prawnej, inny organ będzie zatwierdzać sprawozdanie finansowe:
- w spółce jawnej, partnerskiej oraz komandytowej – wspólnicy,
- w spółce z o.o. – zgromadzenie wspólników,
- w spółce komandytowo – akcyjnej, prostej spółce akcyjnej oraz spółce akcyjnej – walne zgromadzenie.
W spółkach kapitałowych oraz spółce komandytowo – akcyjnej, co do zasady sprawozdanie finansowe zatwierdzane jest na albo zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, albo zwyczajnym walnym zgromadzeniu – zatwierdzenie odbywa się poprzez podjęcie uchwały.
Czy można zatwierdzić sprawozdanie finansowe przez pełnomocnika?
Tak. Pełnomocnik (również radca prawny, czy adwokat) może zatwierdzić sprawozdanie finansowe, oznacza to, że może on podjąć bądź głosować za podjęciem uchwały o jego zatwierdzeniu w imieniu wspólnika bądź wspólników spółki.
Do kiedy należy zatwierdzić sprawozdanie finansowe spółki?
Jeśli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym to zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok powinno nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2025 roku.
Gdzie należy złożyć sprawozdanie finansowe?
Kolejnym krokiem będzie złożenie rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, tj. do 15 lipca 2025 roku. Dokumenty te może złożyć członek zarządu, prokurent, ewentualnie adwokat lub radca prawny.
A co jeśli nie złożę w terminie sprawozdania finansowego?
Za niespełnienie obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową KRS może wezwać do zgłoszenia zaległych sprawozdań finansowych Spółki w terminie 7 dni pod rygorem kary grzywny na każdego członka zarządu z osobna, a grzywna ta może być ponawiana.
Innymi sankcjami mogą być:
- ustanowienie przez sąd kuratora, który przejmie kontrolę nad sprawami firmy,
- w skrajnych przypadkach: sąd z urzędu orzeknie o rozwiązaniu spółki bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego.