1 października 2025 r. Forum Cen Transferowych (FCT) opublikowało długo wyczekiwane rekomendacje dotyczące wpływu wiążących poleceń w grupach spółek na rozliczenia podatkowe, w tym ceny transferowe. Choć regulacje dotyczące poleceń obowiązują już od kilku lat, dopiero teraz pojawił się dokument kompleksowo opisujący ich praktyczne konsekwencje. Czego możemy się z niego dowiedzieć i na co warto uważać?
Czym są wiążące polecenia?
Od nowelizacji Kodeksu spółek handlowych z 2022 roku spółki działające w ramach grupy mogą korzystać z instytucji wiążącego polecenia. Pozwala ono spółce dominującej formalnie nakazać spółce zależnej określone działania, o ile służą one interesowi całej grupy.
Polecenie musi być wydane w formie pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności oraz zawierać:
- opis oczekiwanego działania,
- wskazanie interesu grupy, który ma być realizowany,
- ocenę przewidywanych korzyści i szkód dla spółki zależnej,
- sposób oraz termin naprawienia szkody (jeśli może ona wystąpić).
Zarząd spółki zależnej podejmuje decyzję o wykonaniu polecenia. Może też odmówić jego realizacji – np. gdyby skutkiem miała być jej niewypłacalność lub brak możliwości naprawienia szkody przez spółkę dominującą.
Polecenie to nie zgoda na nierynkowość
Jednym z najważniejszych wniosków z rekomendacji FCT jest to, że realizacja wiążącego polecenia nie zwalnia spółek z obowiązku stosowania cen rynkowych. W praktyce oznacza to, że:
- każda transakcja wynikająca z polecenia musi spełniać warunki rynkowe,
- organy podatkowe mogą doszacować dochód lub zakwestionować koszty, jeśli stwierdzą, że transakcja została przeprowadzona na warunkach nierynkowych,
- zastosowanie polecenia nie chroni przed odpowiedzialnością podatkową czy karnoskarbową.
Krótko mówiąc: cena ustalona „na polecenie” w grupie nie może odbiegać od ceny, którą zaakceptowałby podmiot niepowiązany. W przeciwnym razie – nawet jeśli formalnie działaliśmy zgodnie z KSH – fiskus może uznać transakcję za nieprawidłową.
Zarząd może odpowiadać – także karnoskarbowo
Choć przepisy KSH zwalniają zarząd spółki zależnej z odpowiedzialności cywilnej za szkodę wyrządzoną w wyniku wykonania polecenia, to:
- nie dotyczy to odpowiedzialności za zaległości podatkowe,
- nie chroni to przed odpowiedzialnością karnoskarbową, jeśli dojdzie do świadomego naruszenia przepisów podatkowych.
Rekomendacje FCT wyraźnie ostrzegają: zarząd nie może „w ciemno” realizować poleceń spółki dominującej. Przed wykonaniem polecenia konieczna jest szczegółowa analiza skutków podatkowych i ryzyk – zwłaszcza w kontekście cen transferowych.
Kiedy można odmówić wykonania polecenia?
Zgodnie z przepisami, spółka zależna ma prawo odmówić wykonania polecenia, jeśli:
- jego realizacja mogłaby prowadzić do niewypłacalności lub zagrożenia niewypłacalnością,
- nie jest możliwe naprawienie szkody przez spółkę dominującą (lub inną w grupie) w rozsądnym terminie – np. w ciągu dwóch lat.
Warto jednak pamiętać, że zakres odmowy jest ściśle ograniczony przepisami. Co więcej – dokumenty założycielskie spółki zależnej mogą jeszcze ten zakres doprecyzować lub ograniczyć.
W praktyce oznacza to, że spółka zależna nie zawsze może swobodnie odmówić – nawet jeśli uważa, że transakcja jej nie służy.
Rekompensata szkody – jak to działa?
Jeśli w wyniku polecenia spółka zależna poniosła szkodę, to spółka dominująca (lub inny podmiot z grupy) ma obowiązek naprawić tę szkodę.
Rekomendacje FCT wskazują, że forma rekompensaty może być elastyczna:
- pieniężna wypłata,
- inne świadczenie lub usługa,
- kompensacja w kolejnej transakcji w grupie.
Ważne, aby całościowy efekt ekonomiczny odzwierciedlał warunki, które zaakceptowałby podmiot niezależny. Innymi słowy: jeśli cena w jednej transakcji była zawyżona, ale inna transakcja „oddaje” tę różnicę, to organy podatkowe mogą uznać całość za rynkową.
Co z autokorektą?
Jeśli spółka zależna realizuje transakcję nierynkową (np. zakup po cenie wyższej niż rynkowa), powinna rozważyć autokorektę:
- zaksięgowanie kosztu na poziomie rynkowym,
- uwzględnienie różnicy w rozliczeniach podatkowych.
To ważne, bo brak autokorekty może skutkować:
- doszacowaniem dochodu przez urząd skarbowy,
- odmową zaliczenia kosztu do KUP,
- ewentualnie sankcjami finansowymi i karnoskarbowymi.
Autokorekta pozwala zminimalizować ryzyko, choć nie eliminuje go całkowicie – może też prowadzić do podwójnego opodatkowania w grupie.
Praktyczne przykłady
Rekomendacje FCT zawierają też praktyczne przypadki. Na przykład:
- Spółka A (zależna) kupuje surowiec od spółki B (z grupy) za 100 zł, choć cena rynkowa to 80 zł.
- Spółka A może zaksięgować koszt 80 zł, a 20 zł uznać za nadwyżkę do skorygowania.
- Spółka B wykazuje 100 zł przychodu, co może powodować rozjechanie się rozliczeń podatkowych w grupie.
Rozwiązaniem może być kompensata szkody – np. wypłata 20 zł od spółki dominującej lub inna transakcja wyrównująca.
Co powinieneś zrobić jako zarząd lub dział podatkowy?
W świetle rekomendacji FCT warto wdrożyć kilka praktyk:
- Dokumentuj każde polecenie – z uzasadnieniem, analizą skutków i planem rekompensaty.
- Oceniaj rynkowość każdej transakcji – nawet jeśli wynika z polecenia.
- Stosuj autokorekty – gdy wykryjesz nierynkowe warunki.
- Zadbaj o procedury odmowy – np. zapisy w umowie spółki.
- Monitoruj ryzyka podatkowe i karnoskarbowe – nie polegaj wyłącznie na zwolnieniu z KSH.
- Prowadź analizę ex ante – przed wykonaniem polecenia, a nie po fakcie.
Instytucja wiążących poleceń daje spółkom grupowym nowe możliwości koordynacji, ale też nowe obowiązki. Przede wszystkim: nie można jej traktować jako „tarczę” przed prawem podatkowym. Realizacja polecenia musi być nadal zgodna z zasadami cen transferowych i musi uwzględniać ryzyka finansowe oraz odpowiedzialność osób zarządzających.
Rekomendacje FCT stanowią cenne źródło wiedzy dla zarządów, dyrektorów finansowych, doradców podatkowych i wszystkich, którzy uczestniczą w rozliczeniach w grupach kapitałowych.