Vouchery podarunkowe od lat należą do najchętniej wybieranych prezentów. Klienci kupują je na święta, urodziny, rocznice czy Dzień Matki, a dla gabinetów stanowią atrakcyjne źródło dodatkowej sprzedaży. To rozwiązanie korzystne dla obu stron – obdarowana osoba może skorzystać z wybranego zabiegu, a właściciel gabinetu otrzymuje środki jeszcze przed realizacją usługi.
Problemy pojawiają się jednak zwykle dopiero po kilku miesiącach, gdy klient wraca z voucherem do realizacji. W międzyczasie mógł zmienić się cennik, oferta zabiegowa albo zasady funkcjonowania gabinetu. W takich sytuacjach brak jasno określonych reguł często prowadzi do nieporozumień i niepotrzebnych sporów.
Termin ważności ma znaczenie
Jednym z najważniejszych elementów każdego vouchera jest termin jego ważności. Z jednej strony trudno oczekiwać, że przedsiębiorca będzie honorował voucher bezterminowo, szczególnie jeśli oferta i ceny zmieniają się na przestrzeni lat. Z drugiej strony zbyt krótki termin może zostać odebrany przez klientów jako nieuczciwy lub utrudniający skorzystanie z usługi.
Ustalając okres ważności, warto uwzględnić kilka kwestii:
Dobrze dobrany termin powinien zapewniać klientowi wystarczająco dużo czasu na realizację vouchera, a jednocześnie chronić przedsiębiorcę przed koniecznością honorowania zobowiązań przez wiele lat.
Precyzyjnie określ, co obejmuje voucher
Nie każdy voucher działa na tych samych zasadach. Dlatego już na etapie sprzedaży warto jasno określić, czego dokładnie dotyczy.
Voucher może obejmować:
Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety. Vouchery na konkretną usługę są łatwe do zrozumienia dla klienta, ale mogą generować problemy w przypadku zmian cen lub wycofania zabiegu z oferty. Z kolei vouchery kwotowe zapewniają większą elastyczność i ułatwiają dostosowanie się do aktualnego cennika.
Jeżeli wybierasz model kwotowy, warto wyraźnie wskazać, że voucher uprawnia do wykorzystania określonej wartości, a nie do skorzystania z usług według cen obowiązujących w dniu zakupu.
Co zrobić, gdy zmienia się cennik lub oferta?
Każdy gabinet rozwija się i dostosowuje ofertę do potrzeb rynku. Zdarza się więc, że po kilku miesiącach lub roku niektóre zabiegi nie są już wykonywane, a ceny usług znacząco wzrastają.
Warto wcześniej określić sposób postępowania w takich sytuacjach. Najczęściej stosowane rozwiązania to:
Największym źródłem konfliktów nie jest sama zmiana ceny czy oferty, lecz brak informacji o tym, jak takie sytuacje będą rozwiązywane. Klient, który zna zasady od początku, znacznie rzadziej kwestionuje późniejsze decyzje gabinetu.
Zwroty, przekazywanie voucherów i zagubione dokumenty
W praktyce pojawia się również wiele pytań organizacyjnych. Czy voucher może zostać przekazany innej osobie? Czy jest imienny? Co zrobić, gdy klient go zgubi? Czy istnieje możliwość zwrotu pieniędzy w wyjątkowych sytuacjach?
Nie ma jednego rozwiązania odpowiedniego dla wszystkich biznesów, jednak warto z góry określić własne zasady dotyczące:
Jasne reguły pozwalają uniknąć sytuacji, w których pracownicy recepcji muszą podejmować decyzje pod wpływem emocji lub presji klienta.
Regulamin to nie formalność
Nawet najlepiej przemyślane zasady nie będą skuteczne, jeśli klient nie będzie miał możliwości się z nimi zapoznać. Regulamin voucherów powinien być łatwo dostępny i komunikowany w sposób przejrzysty.
Dobrym rozwiązaniem jest umieszczenie go:
Równie ważne jest przeszkolenie zespołu. Klient powinien otrzymać identyczne informacje niezależnie od tego, czy rozmawia z właścicielem gabinetu, kosmetologiem czy pracownikiem recepcji.
Vouchery mogą być skutecznym narzędziem sprzedażowym i sposobem na pozyskanie nowych klientów. Aby jednak nie stały się źródłem niepotrzebnych problemów, warto zawczasu zadbać o jasne zasady ich funkcjonowania. Odpowiednio określony termin ważności, precyzyjny zakres usług, procedury dotyczące zmian w ofercie oraz przejrzysty regulamin pozwolą uniknąć wielu nieporozumień i zapewnią większy komfort zarówno klientom, jak i personelowi gabinetu.