„Nie mamy podpisanej umowy, wszystko ustaliliśmy w wiadomościach”. Dziś to właściwie standard. Współprace często zaczynają się i kończą w mailach, na Instagramie, WhatsAppie albo Messengerze. I co ważne – w wielu przypadkach to w zupełności wystarcza, żeby umowa była ważna.
Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak. Bo choć sama forma nie jest największym problemem, to już chaos w ustaleniach – zdecydowanie tak.
Wbrew temu, co wiele osób myśli, umowa nie musi być podpisana „na papierze”, żeby obowiązywała. Można zawrzeć ją ustnie, mailowo, przez komunikator, a nawet przez wymianę kilku wiadomości. Liczy się przede wszystkim to, czy strony faktycznie ustaliły najważniejsze kwestie współpracy.
I właśnie tutaj najczęściej zaczynają się schody. Bo jeśli po kilku tygodniach nie da się ustalić:
- co dokładnie miało zostać wykonane,
- do kiedy, z
- a jaką kwotę albo
- kto miał dostarczyć materiały
– to nawet najlepszy screen z Messengera niewiele pomoże.
Dlatego warto zadbać o to, żeby najważniejsze ustalenia były zebrane w jednym miejscu. Nie chodzi o tworzenie skomplikowanego dokumentu prawniczego. Czasem wystarczy jeden dobrze napisany mail podsumowujący współpracę.
Dobrze, żeby znalazło się w nim:
- co dokładnie ma zostać wykonane,
- jaki jest termin realizacji,
- jakie jest wynagrodzenie i
- na jakich zasadach będzie płatne.
Warto też doprecyzować kwestie poprawek, materiałów potrzebnych do pracy czy praw do przygotowanych treści.
Bardzo dobrą praktyką jest wysłanie krótkiego podsumowania w stylu:
„Podsumowując nasze ustalenia…” i poproszenie drugiej strony o potwierdzenie. To prosty krok, który później potrafi oszczędzić naprawdę sporo stresu.
Największym problemem przy „umowach na DM” zwykle nie jest brak podpisu, tylko brak porządku. Ustalenia są rozrzucone po różnych platformach, część rzeczy została powiedziana przez telefon, a część „wydawała się oczywista”. Do tego w trakcie współpracy zmienia się zakres prac albo termin i nikt tego później nie potwierdza.
Dlatego najlepiej przyjąć prostą zasadę: bieżąca komunikacja może odbywać się na WhatsAppie czy Instagramie, ale ważniejsze ustalenia warto podsumować mailowo.
Szczególnie dotyczy to kwestii finansowych. Dobrze jasno ustalić, czy obowiązuje zaliczka, kiedy płatność staje się wymagalna i co dzieje się w sytuacji, gdy druga strona opóźnia materiały albo wstrzymuje projekt. Czasem jedno krótkie zdanie wystarcza, żeby uniknąć później niepotrzebnych sporów.
A jeśli współpraca ma być dłuższa, dotyczy większych pieniędzy albo ważnych elementów biznesu – wtedy zdecydowanie warto przenieść ustalenia do jednej, klasycznej umowy. Mailowe ustalenia mogą być świetnym punktem wyjścia do przygotowania dokumentu, który po prostu uporządkuje całą współpracę i da obu stronom większy komfort.