Zgodnie z zasadą szybkości i prostoty postępowania wskazaną w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego dalej: “k.p.a.”: organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie (art. 12 k.p.a.).
Jednak co w przypadku, gdy organy administracji publicznej nie stosują się do tych zasad?
W takim przypadku do dyspozycji podmiotu, którego sprawa nie została załatwiona w terminie pozostają ponaglenie oraz kolejno – kiedy ponaglenie nie przyniesie oczekiwanego rezultatu – skarga na bezczynność.
W pierwszej kolejności należałoby jednak wyjaśnić na czym polega przewlekłość postępowania oraz bezczynność. Kodeks postępowania administracyjnego w przepisie art. 37 § 1 pkt 2 wskazuje, że przewlekłość występuje gdy postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy, natomiast przez bezczynność należy rozumieć sytuację gdy nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a.
Jak w orzecznictwie definiowana jest przewlekłość i bezczynność?
- Pod pojęciem „przewlekłego prowadzenia postępowania” należy rozumieć sytuację prowadzenia postępowania w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywaniu czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny. Pod pojęciem tym rozumie się również mnożenie przez organ czynności dowodowych ponad potrzebę wynikającą z istoty sprawy. Pojęcie „przewlekłość postępowania” obejmować, więc będzie opieszałe, niesprawne i nieskuteczne działanie organu w sytuacji, gdy sprawa mogła być załatwiona w terminie krótszym, jak również nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy. Zatem o przewlekłości postępowania przed organem administracji publicznej można mówić wówczas, gdy czas jego trwania przekracza rozsądne granice. Przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ zaistnieje wówczas, gdy organowi będzie można skutecznie przedstawić zarzut niedochowania należytej staranności w takim zorganizowaniu postępowania administracyjnego, by zakończyło się ono w rozsądnym terminie, względnie zarzut prowadzenia czynności (w tym dowodowych) pozbawionych dla sprawy jakiegokolwiek znaczenia (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 4 lipca 2024 r., IV SAB/Po 73/24).
- Stan bezczynności zachodzi wówczas, gdy organ nie podejmuje działań w terminach ustawowych. Może to dotyczyć braku wydania decyzji lub postanowienia w ustawowych terminach załatwienia sprawy lub też nie dokonania innych czynności w terminie przewidzianym przez ustawodawcę. Od pojęcia tego odróżnić należy pojęcie „przewlekłego prowadzenia postępowania”, pod którym rozumie się prowadzenia postępowania w sposób nieefektywny poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu, bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 stycznia 2018 r., II FSK 3480/17).
Jak skutecznie złożyć ponaglenie?
Kwestię ponaglenia reguluje przepis art. 37 k.p.a. Ponaglenie takie powinno zawierać uzasadnienie – i skierowane zostać do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego sprawę lub w przypadku braku takiego organu do organu prowadzącego to postępowanie.
Zgodnie natomiast z przepisem art. 37 § 4 k.p.a.: Organ prowadzący postępowanie jest obowiązany przekazać ponaglenie organowi wyższego stopnia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania. Organ przekazuje ponaglenie wraz z niezbędnymi odpisami akt sprawy. Przekazując ponaglenie, organ jest obowiązany ustosunkować się do niego.
Organ, rozpatruje ponaglenie w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania i wydaje postanowienie, w którym:
- wskazuje, czy organ rozpatrujący sprawę dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania, stwierdzając jednocześnie, czy miało ono miejsce z rażącym naruszeniem prawa;
- w przypadku stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości:
- zobowiązuje organ rozpatrujący sprawę do załatwienia sprawy, wyznaczając termin do jej załatwienia, jeżeli postępowanie jest niezakończone,
- zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości.
Co w przypadku, jeśli pomimo skutecznego złożenia ponaglenia organ nadal nie załatwił sprawy?
W takim przypadku możliwe jest złożenie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania – wynika to z przepisu art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, dalej: “P.p.s.a.”, zgodnie z którym: Kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na: bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1-4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a.
Sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy albo na przewlekłe prowadzenie postępowania:
- zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności;
- zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa;
- stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania.
Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa.
Sąd ponadto może orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 P.p.s.a. lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 P.p.s.a.