W ostatnim wpisie na blogu poruszony został temat dotyczący przewlekłości i bezczynności w postępowaniu administracyjnym, gdzie zostało wskazane w jaki sposób i na podstawie jakich przepisów podmiot oczekujący na rozstrzygnięcie organu może zadziałać, kiedy jego sprawa nie jest załatwiona w terminie lub postępowanie bezzasadnie się przeciąga. Jednak jak wygląda ten temat z perspektywy organu, jakie argumenty sądy administracyjne uznają za niewystarczające dla odparcia zarzutu prowadzenia postępowania administracyjnego w sposób przewlekły lub cechujący się bezczynnością?
Nie ulega wątpliwości, że organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia, a sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Jednak często na skutek wielu okoliczności – nie zawsze zależnych od organu, sprawy nie są załatwiane przez urzędników w terminie, jak zatem podchodzą do wyjaśnień organów sądy administracyjne?
Brak akt sprawy
Okoliczności zwalniające organ administracji z zarzutu bezczynności muszą mieć charakter prawny, proceduralny (art. 35 § 5 k.p.a.), a nie faktyczny. Nie może stać się przeszkodą do załatwienia sprawy brak akt administracyjnych z powodu przekazania ich do sądu administracyjnego, bądź organu wyższej instancji. Rzeczą organu było i jest zorganizować prowadzoną sprawę tak, aby taka sytuacja nie uniemożliwiała mu jej załatwienia w ustawowym terminie. Organ winien był albo prowadzić odrębne akta, albo przed wydaniem postanowienia poczynić wszystkie ustalenia faktyczne i prawne umożliwiające mu załatwienie sprawy bez oczekiwania na zwrot akt. Przed przekazaniem akt sprawy innemu organowi czy sądowi, organ mógł sporządzić odpisy z dokumentów niezbędnych dla wykonywania dalszych czynności. Rzeczą sądów nie jest jednak organizacja pracy organów administracji, lecz kontrola prawidłowości podejmowanych przez nie czynności lub właśnie bezczynności. Brak akt administracyjnych i wyczekiwanie na ich zwrot nie może usprawiedliwiać bezczynności organu i przez to zwłoki w załatwieniu sprawy (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 14 maja 2015 r., II SAB/Go 16/15).
Braki kadrowe
Braki kadrowe oraz duży wpływ spraw do organu wymagających ich załatwienia w drodze decyzji administracyjnej nie stanowią usprawiedliwionego uzasadnienia zwłoki w rozpoznaniu sprawy administracyjnej. Okoliczności te wiążą się z niedochowaniem przez organ należytej staranności w zabezpieczeniu dostatecznej obsady kadrowej zapewniającej terminowe załatwianie spraw administracyjnych i odpowiedniego zorganizowania postępowania administracyjnego, obejmującego również egzekwowanie od pracowników obowiązków w takim okresie, aby wydanie decyzji kończącej postępowanie prowadzone przez organ nastąpiło w rozsądnym terminie (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 18 kwietnia 2024 r., IV SAB/Wr 491/23).
Przeszkody natury finansowej i organizacyjnej
Rzeczą organu jest tak zorganizować prowadzenie sprawy, aby kwestie organizacyjne czy finansowe nie stanowiły przeszkody do rozpatrzenia sprawy w rozsądnym terminie. W sytuacji, gdy wiadomo, że postępowanie generuje koszty (wykonanie dokumentacji, powierzenie biegłym sporządzenia map czy opinii), nieposiadanie środków finansowych przez organ administracji nie stanowi obiektywnej przeszkody do merytorycznego rozpoznania sprawy. Również niemożność wyegzekwowania od biegłego opinii nie jest okolicznością usprawiedliwiającą opóźnienie (Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 9 października 2012 r., II SAB/Łd 108/12).
Jak widać, kształtujące się orzecznictwo na przestrzeni lat ukierunkowane jest na dość rygorystyczne podejście, co do wyjaśnień organów i przytaczanej przez nich argumentacji odpierającej zarzucaną im przewlekłość lub bezczynność w postępowaniu administracyjnym. Sam fakt braków kadrowych, nie posiadania akt sprawy czy też przeszkody natury finansowej i organizacyjnej nie stanowią według sądów administracyjnych przesłanki do uwolnienia się od odpowiedzialności rozpoznania sprawy w terminie. Zatem obrona przed zarzutem przewlekłości lub bezczynności w prowadzonym przez organ postępowaniu musi mieć charakter prawny, proceduralny a nie faktyczny.