Co do zasady spółkę z o.o. reprezentuje zarząd, to znaczy że to zarząd zawiera umowy w imieniu spółki, czy też reprezentuje ja na zewnątrz choćby przed organami administracji publicznej. Z tego artykułu dowiesz się o odstępstwie od tej reguły, kiedy może mieć miejsce ta wyjątkowa sytuacja i jak to wygląda od strony technicznej.
Kodeks społek handlowych zawiera art. 210, który stanowi, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Przepis ten znajdzie zastosowanie niezależnie od tego czy konflikt interesów faktycznie wystąpi. W sytuacji, gdy po obu stronach umowy występuje ta sama osoba, ryzyko naruszenia interesów spółki jest nieuniknione. Taka sytuacja to nierzadki przypadek kiedy to zarząd jest jednoosobowy, a istnieje konieczności zawarcia umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu.
Wówczas w przypadku braku rady nadzorczej (obowiązek jej ustanowienia mają spółki, w których kapitał zakładowy przekracza 500 000 zł i wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu) należy powołać pełnomocnika spółki do zawarcia takiej umowy.
Kto powołuje pełnomocnika spółki z o.o. do zawarcia umowy z członkiem zarządu?
Pełnomocnika powołuje zgromadzenie wspólników, inny organ spółki nie jest do tego upoważniony.
Czy za każdym razem przed zawarciem umowy z członkiem zarządu należy powołać nowego pełnomocnika spółki?
Nie. Możliwe jest udzielenie jednego pełnomocnictwa do zawierania określonego rodzaju umów z członkami zarządu, np. do umów o pracę. Wówczas nie będzie konieczności udzielania nowego pełnomocnictwa dla każdej umowy o pracę.
W jakiej formie jest udzielane takie pełnomocnictwo?
Takie pełnomocnictwo może zostać udzielone w formie uchwały i musi ono spełniać wymogi dotyczące uchwał. To oznacza, że treść pełnomocnictwa zostaje umieszczona w protokole zgromadzenia wspólników (w formie pisemnej).
Kto może zostać pełnomocnikiem spółki do zawierania umów z członkiem zarządu?
To zgromadzenie wspólników wybiera osobę, która zostanie pełnomocnikiem spółki do zawarcia umowy z członkiem zarządu. W doktrynie panuje spór co do tego, czy można powołać na pełnomocnika innego członka zarządu, dlatego proponuję tutaj ostrożność.
Co istotne, to osoba wybrana na pełnomocnika spółki do zawarcia umowy z członkiem zarządu nie musi być zatrudniona przez spółkę. Nie podlega ona również ujawnieniu w KRS.
Co w przypadku zawarcia umowy przez jednoosobową spółkę z o.o. z jedynym członkiem zarządu?
W sytuacji, gdy jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, wymóg reprezentowania spółki w umowach z członkiem jej zarządu przez radę nadzorczą albo powołanego pełnomocnika nie obowiązuje. Wówczas zawarcie umowy musi zostać dokonane w formie aktu notarialnego.