W debacie o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy skupiają się głównie na kwestiach technicznych: integracji systemów, nowych strukturach faktur czy obowiązkach księgowych. Tymczasem jeden z praktycznych problemów prawnych jest zaskakująco rzadko poruszany.
Chodzi o termin płatności faktury wystawionej w KSeF.
Dla wielu firm może to być realna pułapka kontraktowa – zwłaszcza jeśli w umowach nadal funkcjonują standardowe zapisy typu:
„termin płatności wynosi 14 dni od otrzymania faktury” albo „30 dni od doręczenia faktury”. Po wejściu obowiązkowego KSeF te sformułowania mogą działać zupełnie inaczej niż do tej pory.
Kiedy faktura jest uznana za otrzymaną w KSeF?
W tradycyjnym obiegu dokumentów sprawa była prosta: faktura była „otrzymana” wtedy, gdy fizycznie trafiła do kontrahenta – np. mailem lub pocztą. W przypadku faktury ustrukturyzowanej sytuacja wygląda inaczej. Faktura jest uznana za otrzymaną w momencie nadania jej numeru w systemie KSeF, czyli w chwili przyjęcia jej przez system Ministerstwa Finansów. Co istotne:
- nie ma znaczenia, czy kontrahent ją zobaczył,
- nie ma znaczenia, czy ją pobrał,
- nie ma znaczenia, czy jego księgowość w ogóle o niej wie.
Od strony prawnej faktura jest już doręczona.
Od kiedy liczyć termin płatności?
W praktyce oznacza to, że bieg terminu płatności rozpoczyna się od momentu przyjęcia faktury przez KSeF – czyli od dnia nadania jej numeru w systemie. Jeżeli więc:
- sprzedawca wyśle fakturę do KSeF 10 maja,
- system nada jej numer 11 maja,
to 11 maja jest datą jej otrzymania, a termin płatności liczony jest od dnia następnego.
W praktyce oznacza to, że:
- kontrahent może jeszcze nie wiedzieć o fakturze,
- ale termin płatności już biegnie.
Dlaczego to może być problem?
Wyobraźmy sobie bardzo typową sytuację biznesową. Umowa między firmami przewiduje: „Termin płatności wynosi 14 dni od otrzymania faktury.”
W modelu sprzed KSeF oznaczało to zwykle:
- faktura przychodziła mailem,
- trafiała do działu księgowości,
- termin płatności liczony był od dnia jej faktycznego otrzymania.
W modelu KSeF sytuacja wygląda inaczej:
- kontrahent wystawia fakturę w KSeF,
- system automatycznie nadaje jej numer,
- faktura jest uznana za doręczoną,
- termin płatności zaczyna biec.
Jeśli firma nie monitoruje regularnie KSeF, może się okazać, że:
- faktura została wystawiona kilka dni wcześniej,
- termin płatności już się skrócił,
- a nawet zdążyły naliczyć się odsetki.
Co więcej – system KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o nowych fakturach. To oznacza, że przedsiębiorca musi zadbać o integrację systemów albo o regularne sprawdzanie systemu. Problem może dotyczyć także windykacji Kwestia daty doręczenia faktury będzie miała znaczenie nie tylko dla płatności. Wpływa ona także na:
- moment naliczania odsetek,
- obliczanie terminów w transakcjach handlowych,
- stosowanie ulgi na złe długi,
- procedury windykacyjne.
Jeżeli w umowie termin płatności liczony jest od faktury, a faktura została uznana za doręczoną wcześniej niż kontrahent się spodziewał – spór jest niemal gotowy.
Jak zabezpieczyć się w umowach?
Dlatego w kontekście wdrożenia KSeF warto przejrzeć swoje wzory umów i sprawdzić, jak określony jest termin płatności. Najbezpieczniejsze rozwiązania to np.:
- Termin liczony od konkretnej daty, np. „Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury w KSeF”.
- Termin liczony od daty wskazanej na fakturze
- Termin liczony od końca miesiąca rozliczeniowego
- Wprowadzenie obowiązku dodatkowego powiadomienia
Przykładowo:
„Wystawienie faktury w KSeF będzie każdorazowo potwierdzane wysłaniem informacji e-mail do zamawiającego.” To rozwiązanie nie zmienia momentu doręczenia w sensie prawnym, ale pozwala uniknąć sporów biznesowych.
Sprawdź nie tylko swoje umowy
Przedsiębiorcy często zapominają o jednej rzeczy – ważne są również umowy przygotowane przez kontrahentów.
Jeżeli Twój partner biznesowy stosuje zapis: „7 dni od otrzymania faktury” to po wdrożeniu KSeF może się okazać, że:
- termin płatności jest krótszy niż zakładałeś,
- faktury formalnie „docierają” szybciej niż w praktyce.
Dlatego przed wejściem obowiązkowego KSeF warto:
- przeanalizować swoje wzory umów
- sprawdzić zapisy o terminach płatności
- przejrzeć standardowe umowy kontrahentów
- ustalić procedury monitorowania faktur w systemie
KSeF to nie tylko zmiana technologiczna
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur. To także zmiana w sposobie ich doręczania w sensie prawnym. A to oznacza, że wpływa również na:
- terminy płatności,
- odpowiedzialność kontraktową,
- relacje biznesowe między firmami.
Dlatego wdrożenie KSeF warto potraktować nie tylko jako projekt księgowo-IT, ale również jako projekt prawny – wymagający przeglądu umów i procedur w firmie.
✅ Wskazówka dla przedsiębiorców:
Jeśli korzystasz z gotowych wzorów umów sprzed kilku lat, jest bardzo duża szansa, że nie uwzględniają one realiów KSeF. Warto je zweryfikować, zanim zrobi to Twój kontrahent – lub dział windykacji.