Ceny transferowe kojarzą się wielu przedsiębiorcom wyłącznie z dużymi korporacjami. Tymczasem obowiązek przygotowania dokumentacji może dotyczyć także mniejszych firm, które realizują określone transakcje. Sprawdź, kiedy pojawia się ten obowiązek i jakie sytuacje wymagają szczególnej uwagi.
Firmy powiązane
Dokumentacja cen transferowych co do zasady dotyczy podmiotów powiązanych. Chodzi o podatników, którzy zawierają transakcje z firmami z tej samej grupy kapitałowej albo z podmiotami powiązanymi osobowo.
Przykład: spółka matka świadcząca usługi na rzecz spółki córki albo dwóch spółek, które mają tego samego wspólnika.
Powiązania kapitałowe
Za powiązanie kapitałowe uznaje się sytuację, w której jedna firma posiada co najmniej 25% udziałów w drugiej. To najczęstsza relacja, bo dotyczy klasycznego układu spółka matka – spółka córka.
Powiązania osobowe
Powiązanie osobowe występuje wtedy, gdy np. ta sama osoba zasiada w zarządzie dwóch spółek albo wspólnik prowadzi kilka różnych firm. Fiskus traktuje takie sytuacje jak powiązania, co oznacza, że transakcje między tymi podmiotami mogą podlegać pod obowiązki dokumentacyjne.
Progi wartości transakcji
Nie każda transakcja między powiązanymi firmami automatycznie wymaga dokumentacji. Kluczowe znaczenie mają progi wartościowe:
- 2 mln zł – dla usług i innych transakcji,
- 10 mln zł – dla transakcji finansowych i towarowych.
Co do zasady dopiero po ich przekroczeniu pojawia się obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych.
Transakcje nietypowe – uważaj na wyjątki
Oprócz klasycznych relacji w grupach kapitałowych istnieją też sytuacje, w których obowiązek dokumentacyjny pojawia się w związku z pozornie „zwykłymi” operacjami.
Transakcje z rajami podatkowymi
Zakupy od kontrahenta z raju podatkowego, np. z Hongkongu, mogą oznaczać obowiązek dokumentacyjny.
Progi są tu znacznie niższe:
- 500 tys. zł – dla transakcji pozostałych,
- 2,5 mln zł – dla transakcji finansowych.
Co istotne, nie ma znaczenia, czy kontrahent jest powiązany z Twoją firmą – sam fakt przekroczenia progu powoduje obowiązek raportowania.
Refaktury też się liczą
Refakturowanie kosztów między spółkami powiązanymi (np. za czynsz, media czy utrzymanie biura) również traktowane jest jako transakcja kontrolowana.
To częsty błąd – wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że refaktura może generować obowiązek dokumentacyjny, jeśli wartość przekroczy ustawowe progi, a refaktura nie jest tzw. „czystą refakturą”.
Transakcje z osobami fizycznymi
Obowiązek dokumentacyjny może dotyczyć także umów z członkami zarządu czy rady nadzorczej – np. w przypadku pożyczek lub świadczenia usług.
To zaskakujące, bo osoby fizyczne często nie myślą o sobie jako „kontrahencie” spółki. W praktyce jednak mamy do czynienia z dwoma odrębnymi podmiotami: osobą fizyczną i spółką. Taka relacja również wymaga analizy pod kątem cen transferowych.
Transakcje bez wynagrodzenia
Nieodpłatne operacje – np. gwarancje czy poręczenia udzielane przez spółkę-matkę na rzecz spółki powiązanej – także mogą podlegać obowiązkom dokumentacyjnym. Brak wynagrodzenia nie oznacza braku obowiązku.
Dokumentacja cen transferowych to nie tylko domena międzynarodowych korporacji. Obowiązek jej sporządzenia może dotyczyć także mniejszych spółek, które:
- realizują transakcje z podmiotami powiązanymi,
- przekraczają progi wartości transakcji,
- zawierają umowy z osobami fizycznymi pełniącymi funkcje w spółce,
- refakturują koszty z dodatkowym wynagrodzeniem (niemożliwość skorzystania ze zwolnienia dla „czystych refaktur”),
- albo dokonują transakcji z kontrahentami z rajów podatkowych.
Warto pamiętać, że każdy przypadek trzeba przeanalizować indywidualnie – bo nawet pozornie „niewinne” transakcje mogą uruchomić obowiązki dokumentacyjne.